Međunarodna organizacija za standardizaciju (ISO) je 2012. godine objavila novu strukturu visokog nivoa, Aneks SL, koju će usvojiti svi budući standardi ISO sistema menadžmenta.
Nekoliko standarda je ponovo izdato u skladu sa ovom strukturom uključujući standard za životnu sredinu (ISO 14001), kvalitet (ISO 9001) i bezbednost (ISO 45001). Drugi su u fazi revizije ili razvoja, kao što je ISO 50001 (upravljanje energijom). Ova promena menja izgled i redosled sekcija u standardu i uvodi nove koncepte. Revidirana struktura Aneksa SL zahteva da svi novi i revidirani standardi ISO sistema menadžmenta prate ovaj standardni format i terminologiju.
Osnovni tekst u Aneksu SL – deset klauzula visokog nivoa
1.Obim: Obim definiše planirane rezultate sistema upravljanja. Rezultati su specifični za industriju i trebalo bi da budu usklađeni sa kontekstom organizacije (klauzula 4).
2.Normativne reference: Sadrži detalje o referentnim standardima ili publikacijama relevantnim za određeni standard.
3.Termini i definicije pružaju uobičajene termine i osnovne definicije
4.Kontekst organizacije
4.1 Razumevanje organizacije, uzimajući u vid njen kontekst
4.2 Razumevanje očekivanja i potreba zainteresovanih strana
4.3 Određivanje obima sistema upravljanja
4.4 Sistem upravljanja
5.Liderstvo
5.1 Liderstvo i posvećenost
5.2 Politika
5.3 Organizacione uloge, odgovornosti i ovlašćenja
6.Planiranje
6.1 Akcije za rešavanje rizika i prilika
6.2 Ciljevi sistema upravljanja i planiranje kako bi se oni postigli
7.Podrška
7.1 Resursi
7.2 Nadležnost
7.3 Svesnost
7.4 Komunikacija
7.5 Dokumentovane informacije
8.Operacija
8.1 Operativno planiranje i kontrola
9.Procena učinka
9.1 Praćenje, merenje, analiza i evaluacija
9.2 Interna revizija
9.3 Pregled menadžmenta
10.Poboljšanje
10.1 Neusaglašenost i korektivne mere
10.2 Kontinuirano poboljšanje
Ova struktura obezbeđuje standardizovani pristup uobičajenim sistema menadžmenta korišćenjem identičnih klauza, podklauzula, opisa, uobičajenih termina i osnovnih definicija kako bi se olakšala integracija nekoliko standarda sistema menadžmenta u okviru sistema poslovnog upravljanja organizacije. Takođe uključuje pristup zasnovan na riziku.
Aneks SL zahteva da se planiranje vrši na osnovu rizika i mogućnosti organizacije (Odeljak 6.1), koji zauzvrat treba da budu izvedeni iz konteksta organizacije i njenih internih i eksternih pitanja (Odeljci 4.1 i 4.2). Aneks SL zahteva razmatranje rizika za organizaciju, sa mogućnostima koje predstavljaju pozitivne rizike.
Mnoge organizacije primenjuju više od jednog ISO standarda, a najčešći su kvalitet, životna sredina i zdravlje i bezbednost na radu. ISO standardi koji se odnose na ove teme su svi revidirani ili razvijeni da bi bili u skladu sa strukturom Aneksa SL, kao što je prikazano u tabeli. Ovo omogućava da se integrisani sistem upravljanja koji uključuje ove standarde lakše uspostavi, implementira i održava, jer će određeni broj klauzula biti zajednički za sve tri, a zajednička struktura će pomoći integraciji.
Prednosti strukture visokog nivoa za kompanije
Bilo je dosta izazova kako urediti veliki broj standarda i definicija specifičnih za određene industrije i sektore. Sadržaj standarda morao se revidirati, kako ne bi zbunjivao sve uključene strane. Bilo je potrebno rešenje koje bi omogućilo jednostavnu integraciju različitih standarda sistema upravljanja.
Sa strukturom visokog nivoa, Međunarodna organizacija za standardizaciju (ISO) je uvela jedinstvenu osnovnu strukturu. To omogućava kompanijama da uštede vreme i troškove, jer mogu dosta efikasnije da pomire svoje različite sisteme upravljanja.
Sama struktura visokog nivoa je razvijena kao interni opis ISO procesa i nije namenjena za direktnu primenu u kompaniji. Ipak, postoje mnoge prednosti za korisnike standarda sistema upravljanja zasnovanih na njemu.
Na primer, postoji bolje razumevanje od strane zaposlenih, pošto su standardni zahtevi formulisani na sličan način u različitim standardima sistema upravljanja. Pored toga, revizija sistema upravljanja je znatno jeftinija i brža zbog strukture visokog nivoa. Ovo je posebno tačno kada su kompanije sertifikovane u nekoliko oblasti odjednom.
Kao što je opisano, struktura visokog nivoa čini lakšu implementaciju različitih ISO standarda unutar organizacije. Ovo osigurava da su standardi za sisteme upravljanja konzistentni i logički povezani. Struktura visokog nivoa dodeljuje menadžmentu organizacije direktniju uloga, čineći da je menadžment više uključen u implementaciju sistema menadžmenta.
Put do integrisanog sistema upravljanja (IMS)
Kao što je pomenuto, postoji jedna elementarna prednost koju struktura visokog nivoa nudi kompanijama: različiti standardi sistema upravljanja mogu se lakše integrisati zahvaljujući jedinstvenoj osnovnoj strukturi. Metode koje služe za ispunjavanje zahteva iz pojedinih oblasti jednostavno se kombinuju. Ovo omogućava kompanijama da efikasnije koriste sinergiju i svoje resurse.
Pored upravljanja kvalitetom, uzimaju se u obzir i standardi sistema menadžmenta iz oblasti zaštite životne sredine, bezbednosti i zdravlja na radu, upravljanja energijom i informacione bezbednosti.
Ako kompanije više ne posmatraju ove sisteme upravljanja izolovano, već holistički, one slede pristup integrisanog sistema upravljanja. Drugim rečima, oni kombinuju nekoliko ključnih tačaka u centralnom sistemu. Iako je moguće integrisati standarde u holistički sistem bez strukture visokog nivoa, mnoge prednosti koje nudi osnovna ISO struktura znače da se to može uraditi mnogo brže i sa manje napora.
Takav integrisani sistem upravljanja na kraju omogućava manje i efikasnije upravljanje. Takođe smanjuje rizik od egocentričnog razmišljanja – na kraju krajeva, svi znamo kada nekog ko ima na umu samo svoje odeljenje ili tim… Sa druge strane postoje i veoma praktične prednosti za kompanije: smanjeni troškovi, manje birokratije, optimizovani procesi i lakše održavanja su samo neke od njih. Stoga se razvoj od individualno razmatranih sistema upravljanja ka strukturi visokog nivoa isplati kompanijama na mnogo načina.
Zahtevi koje organizacija mora da ispuni
Nove ISO standarde je mnogo lakše integrisati zahvaljujući strukturi visokog nivoa. Ono što čini ovu strukturu idealnom je to što se mora kreirati jednokratni osnovni sistem, a odavde se mogu „priključiti“ različiti standardi. Postoje različiti zahtevi koje organizacija mora da ispuni za implementaciju strukture visokog nivoa.
- Upravljanje rizikom
- Liderstvo
- Usklađenost (što je takođe neophodno za ISO standard)
- Efikasnost
- Poboljšanje
